Fahrtenbuch in Apps für iOS (iPhone) oder Android
und die 10 wichtigsten Dinge, die Sie bedenken sollten
Ein Trend der letzten Jahre, hin zu mobilen Apps für vielseitige Lebensbereiche bietet einige Vor- und Nachteile. Durch häufige Fragen von Kunden und Interessenten angeregt, haben wir
entschieden
einige Aspekte und Gründe näher zu beleuchten, aus denen hervorgeht, warum wir bis dato noch keine APP für ein elektronisches Fahrtenbuch auf iOS (iPhone, iPad, iWatch) oder Android-Smartphones,
zur steuerlichen Kfz-Abrechnung und als alternatives Tool zum elektronischen Fahrtenbuch TravelControl anbieten.
Eine App fürs Smartphone oder Tablet kann den Alltag erleichtern. Auch wir nutzen natürlich iPhone-Apps und/oder Android- Apps für diverse Bereiche und Lebenslagen.
Die aktuellen Anforderungen des deutschen Finanzamtes im Bezug auf die steuerliche KFZ-Abrechnung sind sehr streng gefasst und nicht einfach zu erfüllen. Dazu kommt, dass uns in Punkto
Sicherheit, Komfort und Bedienung bisher keine elektronische App-Fahrtenbuchlösung wirklich überzeugen konnte.
Falls am Markt jedoch eine Fahrtenbuch-App existiert, die alle nachfolgenden Argumente entkräftet, werden wir diese App(elektronisches Fahrtenbuch) gern in den OnlineShop aufnehmen. Bis zu diesem Zeitpunkt werden wir allerdings mit Recht, weiterhin auf das "Original" für die steuerliche Kfz-Abrechnung vertrauen!
Welche Lösung sollte man wählen?
Elektronisches Fahrtenbuch? Fahrtenbuchsoftware? Handy APP? Oder? ...
Bevor man sich für eine Lösung entscheidet, die man künftig für die steuerliche Kfz-Abrechnng nutzen möchte, sollte man sich über die gesetzlichen Anforderungen im Klaren sein!
Neben den inhaltlichen Anforderungen, gibt es auch grundlegende technische Anforderungen des Finanzamtes, an ein elektronisches Fahrtenbuch bzw. elektronisch geführte Fahrtenbücher, um eine Anerkennung möglich zu machen.
Gefordert werden:
- Lückenlose Datenaufzeichnung
- das zeitnahe Führen des Fahrtenbuches
- Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen sein, oder zumindest dokumentiert werden und nachvollziehbar sein
Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, so kann das Finanzamt die Aufzeichnungen ohne weitere Prüfung verwerfen und den geldwerten Vorteil gemäß der 1% - Pauschale anwenden. Genau diese 1% - Pauschale möchte der Dienstwagenfahrer/in doch vermeiden!
10 Gründe warum wir bis heute auf eine Fahrtenbuch APP für iPhone und Android-Smartphones verzichten, ...
obwohl wir damit sogar Geld verdienen könnten
1. Der Mensch als Fehlerquelle
Eine via Smartphone für das Finanzamt geführte Fahrtenbuch-App, setzt eine hohe Disziplin des Anwenders voraus, denn sollte der geneigte Nutzer vergessen fahrtanlässlich die Fahrtenbuch-App zu
aktivieren, fehlen schlicht die Daten! Späteres oder nachträgliches Hinzufügen vergessener Fahrten, kann bei Steuerprüfung eine eventuelle Manipulationsvermutung aufkeimen lassen, die zu
widerlegen ein sehr schwerfallendes Unterfangen darstellt. Oftmals genügt schon der sogenannte Anscheinbeweis.
2. Fremdgenutzter Dienstwagen
Ist es möglich, dass nicht Sie, sondern ein Kollege oder die Verwandt-schaft den Dienstwagten nutzen? Falls Sie diese Frage mit einem ‚Ja‘ beantworten, sollte zur Vermeidung von Aufzeichnungs-lücken (siehe nachträgliches Hinzufügen von Fahrten unter 1), Ihr Handy / Smartphone eingeschaltet im Fahrzeug verbleiben! Halten Sie dieses Vorgehen für praktikabel und realistisch?
3. Werkstattinspektion des Dienstwagens
Nach erfolgreicher Inspektion erfolgt sicherlich eine, durch das Werkstattpersonal durchgeführte, Probefahrt. Überlassen Sie dem Monteur tatsächlich Ihr Mobiltelefon?
4. Der Akku ist leer oder defekt
Die begrenzte Energiesituation der Smartphone-Akkus ist bekannt und mit leerem Akku zeichnet die Fahrtenbuch-App keine Daten auf! Beschleunigt wird dieser Vorgang durch GPS-gestützte Aufzeich-nungen besagter Fahrtenbuch-App, welche tragischer Weise direkt zur schnelleren Akkuentladung führt. Auch dadurch schließt sich der Kreis wiederum und wir sind bei dem Urproblem, „nachträgliches Hinzufügen von Fahrten“ (siehe 1), angekommen.
5. Fahrtanfang und Fahrtende sicher erkennen
Die Aktivierung und Deaktivierung der Zündung im Fahrzeug, ist ein sicherer Indikator, um Fahrtanfang und Fahrtende sicher erkennen zu können. Eine direkte Verbindung zwischen Smartphone-App und Fahrzeugelektrik (Zündungsanschluss) ist uns bisher noch nicht bekannt.
6. Metallisierte Wärmeschutzverglasung am KFZ
Viele der aktuellen Fahrzeuge sind derzeit schon mit speziellen metallisierten Beschichtungen der Fahrzeugverglasung versehen, welche die UV- und Infrarotstrahlung der Sonne, im Innenraum des
Fahrzeuges, beträchtlich verringern. Das führt zu positiven Energiespareffekten, insbesondere bei integrierten Klimaanlagen durch verminderte Sonnenaufheizung in der Fahrgastzelle.Bekannter
Nachteil metallisierter Fahrzeugverglasung ist der im Fahrzeuginnen- raum stark abgeschwächte GPS-Empfang, welcher zu fehlerhaften Aufzeichnungen der Smartphone-App führen! Festintegrierte
Fahrtenbuchsysteme, wie das elektronische Fahrtenbuch TravelControl, oder integrierte Navigationssysteme, nutzen nicht Grundlos die werkseitigen GPS-Anlagen der Fahrzeuge.
Die Fahrzeugkonstrukteure kennen dieses Problem und lösen
es mit GPS-Außenantennen (Dach, Spoiler, Spiegel, Stoßfänger).
7. Kollegenfahrzeug oder öffentliche Verkehrsmittel
Diverse Fahrtenbuch-Apps werten Fahrstrecken mittels GPS aus. Was passiert, sollten Sie die App zuvor nicht ausschalten? Richtig, Sie ermitteln die Fahrstrecke des „Fremdfahrzeuges“ und können sie auch sicherlich innerhalb der App wieder löschen. Aber wie erklären Sie diesen Eingriff, eventuell nach vergangenen Jahren, glaubhaft einem potentiellen Steuerprüfer?
8. Smartphone und Betriebssystem (iOS/Android)
Die Evolution der Smartphone-Betriebssysteme ist bekanntlich rasant. Die App-Entwickler müssen nachbessern denn oft verweigern „ältere“ Apps, im Zuge des Systemwandels, gern mal den Dienst, kollidieren mit anderen Funktionen oder werden einfach nur instabil. Das beschriebene Prozedere führt erneut zu Fehlern und Aufzeichnungslücken im Fahrtbericht. Derartige systemische Fehler können eventuell erst nach Tagen oder Wochen die App-Programmierer korrigiert werden und machen lückenlose Datenaufzeichnungen für die Fahrtenbuch-App unmöglich.
9. Archivierung der Fahrtenbuchdaten
Die hinterlegten steuerrelevanten Daten, so fordert das Finanzamt, müssen 10 Jahre prüfungssicher aufbewahrt werden! Auch ein schriftlicher Ausdruck muss nicht genügen, denn Excel-Tabellen sind
frei zu gestalten und nicht manipulationssicher. Im Prüfungsfalle, durch eine eventuelle Steuerprüfung, sollten Sie erklären können womit der Ausdruck erfolgte. Was passiert wenn zwischenzeitlich
das Handymodell gewechselt wurde?
Was nur einer Minderheit bekannt sein dürfte ist, dass besagter Prüfer berechtigt ist, die originalen Stammdaten der Fahrtaufzeichnungen einzusehen!
10. Zufriedene Kunden sind wichtig
Derzeit gibt es viel zu viele mögliche Fehlerszenarien im Bezug auf das Thema ‚App vs. elektronisches Fahrtenbuch‘, welches höchst möglich Seriosität, Stabilität und Kontinuität verlangt! Mit einer Fahrtenbuch-Smartphone-App könnten wir nicht den gewohnten Service mit unseren sehr hohen Qualitätsmaßstäben bieten.
Fahrtenbuch mit Excel führen
Hier noch ein Hinweis zum Fahrtenbuchführen mit Excel
Wenn es um die Vermeidung der 1% Pauschale geht, dann sind auch Excel-Tabellen ungeeignet. Die aktuelle Rechtsprechung bestätigt, dass nachträgliche Änderungen hierbei nicht ausgeschlossen werden
können.
Also werden die grundsätzlichen Anforderungen des Finanzamtes dabei nicht erfüllt!
Produktauswahl
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